Lorsque la pandémie a fait son apparition et que le travail à distance a explosé, de nombreuses personnes ont espéré avec optimisme qu'il y aurait moins de réunions virtuelles. L'hypothèse était que sans la nécessité d'une présence physique au bureau, les réunions en face à face seraient remplacées par davantage de travail indépendant et moins de sessions de collaboration.
La réalité, bien sûr, s'est révélée tout à fait opposée. Le recul est peut-être 20/20, mais que signifie la nouvelle réalité du travail à distance pour les employés qui ont besoin d'aménagements ?
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Si loin et si proche
Les réunions virtuelles sont devenues essentielles pour aligner les objectifs, discuter des projets et assurer une coordination efficace, ce qui permet de maintenir la communication et la collaboration au sein d'une main-d'œuvre distribuée et éloignée. Par conséquent, le travail à distance n'a pas diminué l'importance des réunions, mais les a plutôt transformées en espaces virtuels où les professionnels peuvent travailler ensemble. Il est clair que les réunions virtuelles ont résolu la question de savoir comment combler les écarts physiques. Mais qu'en est-il des écarts de communication ?
Alors que le monde s'est habitué aux réunions virtuelles, celles-ci laissent-elles involontairement de côté les participants handicapés ?
Les lacunes des réunions virtuelles pour les employés handicapés
En l'absence d'aménagements appropriés et de pratiques inclusives, les employés handicapés peuvent avoir du mal à communiquer efficacement, à comprendre les discussions et à participer pleinement aux réunions virtuelles. En voici quelques raisons :
- Sous-titrage limité ou peu fiable
- Interprétation inadéquate en langue des signes
- Plates-formes de réunion inaccessibles
- Manque de sensibilisation aux pratiques de communication inclusive
- Difficultés d'accès au contenu visuel en l'absence de descriptions appropriées ou de texte alternatif
- Défis liés à la navigation dans les interfaces de réunions virtuelles pour les personnes souffrant de handicaps moteurs
- Surcharge cognitive due à des discussions rapides et à des exigences multitâches
- Obstacles à la communication pour les personnes souffrant de troubles de la parole
- Difficulté à suivre simultanément plusieurs flux audio et visuels
- Manque de soutien pour les technologies d'assistance ou les dispositifs d'entrée alternatifs
- Communication inefficace en raison d'un manque de compréhension ou d'adaptation des besoins spécifiques liés au handicap
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Bonnes pratiques pour rendre les réunions entièrement accessibles
Alors, comment dépasser les insuffisances de la technologie ? Quelles sont les politiques à mettre en place pour obtenir de meilleurs résultats pour les personnes handicapées ?
En mettant en œuvre les meilleures pratiques, les organisations peuvent rendre les réunions virtuelles plus inclusives et offrir des chances égales à tous les participants.
Établir des lignes directrices en matière d'accessibilité
Les lignes directrices en matière d'accessibilité doivent tenir compte des déficiences visuelles et auditives, des handicaps moteurs, des difficultés cognitives et des obstacles à la communication. Il convient également d'inclure des lignes directrices claires en matière de communication qui favorisent des pratiques inclusives, telles que l'octroi d'un délai suffisant pour les réponses et la possibilité pour les personnes souffrant de troubles de la communication de s'exprimer efficacement. En respectant ces lignes directrices, les réunions virtuelles peuvent être conçues en tenant compte de l'accessibilité dès le départ.
Formation et sensibilisation
En offrant une formation complète, les employés acquièrent une meilleure compréhension des problèmes d'accessibilité auxquels sont confrontées les personnes handicapées et apprennent des pratiques inclusives pour atténuer ces obstacles. Les sessions de formation peuvent porter sur des sujets tels que l'utilisation des fonctions d'accessibilité des plateformes de réunion virtuelle, la création de matériel et de présentations accessibles et la promotion de stratégies de communication inclusives. Grâce aux initiatives de sensibilisation, les employés sont conscients des besoins et des expériences de leurs collègues handicapés, ce qui favorise une culture de l'empathie et de la compréhension.
Investir dans une solution de sous-titrage
Utiliser une technologie de vidéoconférence qui peut fournir un sous-titrage en temps réel pendant les réunions.
Le sous-titrage en temps réel élimine les obstacles créés par les réunions traditionnelles, au cours desquelles des informations importantes peuvent être manquées ou mal interprétées. En fournissant une représentation textuelle précise et immédiate du dialogue parlé, la vidéoconférence avec sous-titrage en temps réel permet aux professionnels handicapés de suivre les conversations, d'apporter leur contribution et de collaborer activement avec leurs collègues.
Veillez à proposer une solution de sous-titrage en direct conforme aux normes ADA afin que les réunions importantes soient retranscrites presque parfaitement. Toute solution de sous-titrage doit non seulement fonctionner avec une plateforme de vidéoconférence généralement utilisée par votre entreprise, mais aussi s'adapter aux plateformes utilisées par d'autres entreprises. Une solution de sous-titrage en direct comme Ava fonctionne avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
En adoptant une approche inclusive, les entreprises peuvent favoriser un environnement de travail plus équitable, permettant aux différentes perspectives d'être entendues et valorisées, ce qui se traduit en fin de compte par une productivité et une innovation accrues.
Source vidéo : Ava
Enregistrer toutes les réunions
Pour les employés souffrant de troubles cognitifs ou de difficultés d'apprentissage, l'enregistrement des réunions est particulièrement avantageux. Pour les personnes sourdes, malentendantes ou ayant des difficultés de traitement, une réunion enregistrée leur permet de revoir et de comprendre le contenu de manière plus approfondie. Ils peuvent réécouter des parties qu'ils n'ont peut-être pas bien entendues, ce qui leur garantit une compréhension complète de la discussion.
De même, les employés souffrant de déficiences visuelles peuvent bénéficier de descriptions audio ou de l'utilisation de technologies d'assistance qui peuvent améliorer l'accessibilité aux réunions enregistrées. La disponibilité de réunions enregistrées par vidéoconférence favorise l'inclusion et peut améliorer la productivité globale et la collaboration sur le lieu de travail. L'accès à une transcription générée à la fin d'une réunion peut également profiter aux employés qui traitent les informations de manière plus visuelle qu'auditive.
Soyez clair sur ce qui se passe à l'écran
Réduire au minimum le recours aux annotations ou aux présentations visuelles lors des réunions virtuelles peut garantir l'accessibilité aux membres de l'équipe aveugles ou malvoyants. Lors d'une réunion virtuelle, détaillez ce qui se passe à l'écran et essayez d'articuler toutes les informations importantes.
Une description verbale complète des images, des chiffres mathématiques, des graphiques ou des actions pertinentes des collègues peut aider les personnes utilisant des lecteurs d'écran, car il peut être difficile de passer du contenu audio du présentateur au contenu visuel. Si des éléments visuels sont nécessaires, tels qu'une présentation PowerPoint, partagez-les à l'avance afin que les employés puissent examiner le contenu à l'avance, ce qui leur permettra de rester impliqués plus facilement.
Proposer plusieurs options audio et vidéo
Bien qu'il soit généralement encouragé pour les employés d'avoir leurs vidéos allumées pendant les réunions virtuelles pour un meilleur engagement, certains employés handicapés ont des besoins d'accessibilité pour lesquels éteindre les vidéos peut être un aménagement nécessaire. Par exemple, une personne souffrant d'un handicap mental et subissant une crise de panique ou d'anxiété peut avoir besoin d'éteindre discrètement sa caméra pendant un moment sans attirer l'attention.
De même, permettre à un collègue souffrant de TDAH de ne pas utiliser son appareil photo peut l'aider à se concentrer sur la tâche à accomplir. En faisant preuve de compréhension et de souplesse, nous créons un environnement qui respecte les divers besoins des membres de l'équipe souffrant d'un handicap, ce qui conduit à une culture de travail plus inclusive et plus favorable.
Image Source : Channel News Asia
Contrôles d'accès à l'équipe
Les contrôles d'accès consistent à évaluer et à éliminer les obstacles potentiels susceptibles d'entraver la participation des employés handicapés. Avant une réunion, vérifiez que les technologies d'assistance nécessaires sont disponibles, que des services de sous-titrage ou d'interprétation en langue des signes sont fournis et que la plate-forme ou les documents de la réunion sont accessibles aux lecteurs d'écran ou à d'autres dispositifs d'adaptation.
En répondant de manière proactive aux besoins d'accessibilité, les organisations permettent aux employés handicapés de contribuer aux réunions, de participer sur un pied d'égalité, de partager leurs points de vue et de collaborer efficacement avec leurs collègues. La mise en place de contrôles d'accès pendant les réunions permet de procéder à des ajustements et à des aménagements en temps réel, ce qui permet à tous les participants d'accéder pleinement aux informations partagées et de les comprendre.
Limiter les fonctionnalités du chat
Si le chat peut être un outil de communication précieux, son utilisation excessive peut créer des distractions et des obstacles pour certaines personnes handicapées. Une personne souffrant d'une déficience visuelle peut avoir du mal à suivre simultanément le contenu visuel à l'écran et la rapidité de la conversation sur le chat. En outre, les personnes souffrant de troubles cognitifs ou de troubles de l'attention peuvent avoir du mal à traiter plusieurs flux d'informations. Enfin, pour les personnes sourdes ou malentendantes, il peut être difficile de se concentrer sur les interprètes en langue des signes en présence d'autres distractions.
En réduisant l'utilisation du chat, l'accent est mis sur le dialogue parlé et le contenu visuel, ce qui réduit la surcharge cognitive des participants. Ainsi, les employés handicapés peuvent suivre les discussions plus efficacement, sans la charge cognitive supplémentaire causée par une activité de chat excessive. Si une réunion doit utiliser des fonctions de chat, demandez activement l'avis des employés handicapés pour savoir quelle approche leur conviendra le mieux, plutôt que de les exclure complètement.
Source de l'image : Custom Guide, Microsoft
Proposer des raccourcis clavier
Pour les personnes à mobilité réduite ou ayant des problèmes de dextérité, l'utilisation d'un clavier est souvent le principal moyen de naviguer sur les plateformes de vidéoconférence. En ayant accès aux raccourcis clavier, les employés handicapés peuvent utiliser diverses fonctions qui permettent un contrôle plus rapide et plus précis et éliminent la nécessité de mouvements de souris répétitifs ou de clics précis. Les raccourcis clavier leur permettent d'interagir avec le contenu partagé et de participer à des discussions en temps réel avec facilité, comme tout le monde.
Exercer l'étiquette de la vidéoconférence
Cherchez à fournir des instructions claires et concises avant les réunions virtuelles, y compris des informations sur la manière d'accéder au sous-titrage, à l'interprétation en langue des signes ou à d'autres aménagements qui pourraient être disponibles. Pendant la réunion, parlez clairement, articulez et maintenez un rythme modéré pour que les employés puissent suivre la conversation efficacement.
Des pauses fréquentes et des tours de rôle peuvent également faciliter la communication pour les personnes qui utilisent des technologies d'assistance ou qui ont besoin de plus de temps pour traiter l'information. En outre, le partage de contenu visuel dans un format accessible, par exemple en fournissant des descriptions d'images ou en partageant des documents accessibles, profite aux employés souffrant de déficiences visuelles.
À moins que ce ne soit vous qui parliez, mettez-vous en sourdine afin que les bruits de fond ne deviennent pas une source de distraction. Le port d'un casque avec microphone intégré permet souvent d'obtenir une meilleure qualité audio et des sous-titres plus précis.
Créer une culture d'intégration
En donnant la priorité à l'inclusivité, les organisations peuvent s'assurer que les plateformes de réunions virtuelles, le matériel et les canaux de communication sont conçus en tenant compte de l'accessibilité. L'utilisation de solutions de sous-titrage ou de services d'interprétation en langue des signes, la compatibilité avec les lecteurs d'écran et autres technologies d'assistance et la mise en œuvre de directives de communication claires tenant compte des besoins des personnes handicapées ne sont que quelques-uns des moyens d'améliorer les réunions virtuelles.
Cultiver une culture dans laquelle les employés se sentent à l'aise pour exprimer leurs besoins et leurs préoccupations en matière d'accessibilité favorise un dialogue ouvert et la collaboration. Elle encourage les discussions proactives sur les aménagements, les préférences et tout obstacle potentiel susceptible d'entraver la pleine participation des employés handicapés. Lorsque les employés ont un sentiment d'appartenance, ils peuvent demander les aménagements nécessaires sans être stigmatisés.
Liste de contrôle de la plateforme d'accessibilité pour les réunions virtuelles
Pour évaluer l'accessibilité d'une plateforme de réunion virtuelle, prenez en compte les facteurs suivants :
- La plate-forme de réunion est-elle conçue pour être accessible aux personnes handicapées, en tenant compte des différents types de handicaps ?
- La plateforme de réunion a-t-elle été testée par des utilisateurs handicapés pour s'assurer de sa facilité d'utilisation et de son accessibilité ?
- La plateforme de réunion est-elle compatible avec les différentes technologies d'assistance couramment utilisées par les personnes handicapées, telles que les lecteurs d'écran, les applications d'agrandissement d'écran, le sous-titrage et les aides cognitives ?
- La plateforme offre-t-elle un sous-titrage automatique en temps réel ?
- Les sous-titres peuvent-ils être intégrés de manière transparente dans la plate-forme de réunion ?
- La plateforme permet-elle aux interprètes ASL de rester visibles tout au long de l'événement, garantissant ainsi l'accessibilité aux personnes qui utilisent la langue des signes ?
- La plateforme propose-t-elle des raccourcis clavier simples pour faciliter la navigation et l'interaction pour les utilisateurs qui n'utilisent pas de souris ?
- La plateforme prend-elle en charge l'écoute/la parole audio sur ordinateur et sur téléphone pour s'adapter aux différentes préférences des utilisateurs et aux dispositifs d'assistance ?
- Les utilisateurs qui ont recours à des lecteurs d'écran ou à l'agrandissement de l'écran peuvent-ils personnaliser les fenêtres vidéo et l'interface pour une accessibilité optimale ?
- La plateforme offre-t-elle une bonne qualité vidéo, y compris la possibilité d'afficher plusieurs écrans simultanément, si nécessaire pendant les réunions ?
- Existe-t-il des obstacles ou des étapes à franchir pour participer à l'événement, tels qu'une protection par mot de passe ou des exigences excessives en matière de saisie par l'utilisateur, qui pourraient rendre l'accès difficile aux personnes handicapées ?
Inviter Ava à votre réunion
Adopter l'inclusivité dans les réunions virtuelles ne consiste pas seulement à s'assurer de cocher toutes les cases de la liste de contrôle. Elle libère le potentiel de tous les membres de l'équipe et ouvre la voie à un avenir plus équitable et plus accessible en matière de collaboration à distance.
Source de la vidéo : Lien vers la publicité créée par Gavin
Avec Ava Connectles réunions deviennent totalement accessibles. Les besoins et les préférences de chaque employé en matière de communication sont pris en charge. Que nos utilisateurs planifient leurs réunions à l'avance ou qu'ils les rejoignent spontanément, ils peuvent facilement emmener leur assistant Ava de confiance avec eux.
Ava aide les entreprises à obtenir l'expérience la plus conviviale possible, permettant à tous les participants de communiquer sans barrières. Compatible avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, Ava Connect garantit également une expérience de vidéoconférence plus rapide et rationalisée, en nommant les participants et en attribuant une couleur à chaque intervenant afin qu'ils soient facilement identifiables. Ava Connect offre un accès équitable afin qu'aucun employé ne soit plus jamais exclu d'une réunion.
